Szanowni Państwo!
Dziękujemy za udział w naszym teście!
Poniżej przedstawiamy krótki raport przygotowany we współpracy z ekspertami EY, w którym przedstawiamy ogólne informacje o kontroli oraz udzielamy wskazówek, jak się do niej przygotować.
Mamy nadzieję, że lektura dostarczy Państwu przydatnych informacji.
W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości nasi doradcy służą pomocą.
Skontaktuj się z nami
Najczęstsze kwestie merytoryczne i powody wszczęcia kontroli
Co powinieneś zrobić?
- Wprowadź właściwy obieg korespondencji urzędowej
Mając na uwadze, że w toku kontroli do kontrolowanego kierowanych jest wiele wezwań do przedłożenia dokumentów, zawiadomień o przeprowadzeniu czynności czy innych dokumentów związanych z przebiegiem kontroli, niezwykle ważne jest zapewnienie właściwego obiegu korespondencji urzędowej w spółce. Każdy wpływ pisma powinien być odnotowywany ze wskazaniem konkretnej daty oraz terminu na udzielenie odpowiedzi (w przypadku pism terminowych). Zbyt późna reakcja może narazić osoby odpowiedzialne za kwestie podatkowe na zarzuty utrudniania kontroli albo doprowadzić do przegapienia istotnego terminu procesowego. Stąd zalecane jest wprowadzenie procedury, która zapewni przygotowanie na wypadek kontroli.
- Wyznacz osoby odpowiedzialne za kontakty
Warto wyznaczyć w spółce osobę(-y) odpowiedzialną(-e) za kontakty z kontrolującymi, w tym za składanie wyjaśnień i opiekę nad kontrolującymi w siedzibie spółki. Dobrze, żeby osoba taka miała pełnomocnictwo do reprezentowania przedsiębiorcy. Jeśli nie wyznaczono pełnomocnika ogólnego, do akt kontroli należy złożyć pełnomocnictwo szczególne na formularzu PPS-1.
- Rozważ wybór pełnomocnika
Pracownicy spółki w kontaktach z kontrolującymi często czują się niepewnie, nie rozumieją zakresu żądań organu ani celu zadawanych pytań. Mogą nie być świadomi swoich praw ani obowiązków, a w gąszczu zadań mogą im „umknąć” ważne terminy procesowe. Dla zapewnienia sobie bezpieczeństwa, optymalnej strategii postępowania oraz możliwie sprawnego przebiegu kontroli warto zatrudnić profesjonalnego pełnomocnika, który właściwie przeprowadzi spółkę przez proces, przejmie kontakty z organami oraz dokona analizy udzielanych odpowiedzi / przekazywanej dokumentacji. Profesjonalny pełnomocnik wskaże też możliwe środki odwoławcze oraz zasugeruje strategie i mechanizmy obronne, które w razie stwierdzenia nieprawidłowości mogą zmniejszyć ryzyko pociągnięcia osób odpowiedzialnych za sprawy finansowe spółki do odpowiedzialności karno-skarbowej.
Co dalej? Co warto potwierdzić, zgromadzić i implementować?
Odpowiedź na pytanie „Co dalej?” nie jest prosta i w dużej mierze zależy od konkretnej sprawy oraz etapu kontroli. Można jednak wskazać rekomendacje, które pomogą we właściwym przejściu przez kontrole oraz w zabezpieczeniu sytuacji osób odpowiedzialnych za rozliczenia finansowe spółki. Przygotowany podatnik to bezpieczniejszy podatnik! Pamiętaj zatem o:
- wdrożeniu stosownych procedur (w tym procedury obiegu korespondencji, procedury na wypadek kontroli oraz procedury potwierdzającej wykonywanie obowiązków z należytą starannością, np. procedury MDR, procedury WHT, procedury weryfikacji kontrahentów);
UWAGA!
W każdej spółce, warto wdrożyć procedury zapewniające właściwe przypisanie odpowiedzialności za różne aspekty podatkowe do poszczególnych osób w organizacji oraz rozważyć podpisanie tzw. cooperation letters. Uregulowanie podziału obowiązków pomiędzy pracowników spółki oraz zbudowanie właściwej świadomości ryzyk w obszarze karnym skarbowym jest kluczowe dla obrony interesów osób odpowiedzialnych za rozliczenia. W tym kontekście warto pamiętać, że prawidłowość rozliczeń ani ich obrona nie zależą wyłącznie od działań pracowników działu księgowego, ale też od rzetelności pracowników jednostek operacyjnych. W końcu nawet niewłaściwy opis wydatków przedstawionych do rozliczenia może mieć wpływ na wykazaną przez spółkę podstawę opodatkowania. Mając na uwadze, że każde stwierdzenie nieprawidłowości może pociągać za sobą potencjalnie odpowiedzialność osobistą osób prowadzących sprawy finansowe spółki, zarządzenie tą kwestią jest konieczne. Implementacja odpowiednich procedur jest również wymagana od podmiotów przystępujących do Programu Współdziałania (w zakresie ram wewnętrznego nadzoru podatkowego) – co potwierdza aktualny trend kontroli nie tylko samych rozliczeń podatkowych podatnika/płatnika, ale także kontroli jakości prowadzenia funkcji podatkowej przez przedsiębiorców.
- weryfikacji kontrahentów – zgromadzenie podstawowej dokumentacji o kontrahentach pomoże w obronie przed ewentualnymi zarzutami, np. w zakresie udziału w wyłudzeniach VAT;
- gromadzeniu dokumentacji transakcji (od umów, faktur, potwierdzeń wykonania usług, po dowody przemieszczenia towarów); w przypadku transakcji o wymiarze niestandardowym (np. przejęcie funkcji, reorganizacje) zalecane jest zgromadzenie również dodatkowej dokumentacji (np. interpretacji, orzeczeń czy opinii niezależnych doradców), która potwierdzi prawidłowość zastosowanego przez podatnika podejścia (i będzie stanowić ważny dowód dochowania należytej staranności);
- regularnych przeglądach podatkowych – zwiększą bezpieczeństwo;
- wcześniejszym przygotowaniu strategii podejścia do kontroli (w tym warto rozważyć udział w Programie Współdziałania);
- w przypadku trwającej kontroli – zweryfikowaniu etapu, na którym jesteś (warto skontaktować się z kontrolującymi i spytać o kierunki dalszego postępowania), a w przypadku negatywnego wyniku kontroli – rozważeniu dalszej strategii działania oraz możliwych środków odwoławczych.
Na co musisz być gotów? Wybrane obowiązki kontrolowanego
Czynności kontrolne mogą być prowadzone w siedzibie kontrolowanego. Kontrolującym przysługuje prawo wstępu na grunt oraz do budynków, lokali czy innych pomieszczeń kontrolowanego. Warto zatem przygotować się na taką wizytę:
- wybrać pomieszczenie, w którym kontrolujący mogliby prowadzić czynności,
- wyznaczyć opiekuna
- potwierdzić dostęp do posiadanych dokumentów archiwalnych, upewnić się co do ich dostępności, potwierdzić obowiązywanie pełnomocnictw do reprezentacji Spółki (jeśli kontakt z Organem przebiega przez pełnomocnika), sprawdzić aktualność skrzynek na EPUAP-ie.
- Przedstawić na żądanie dane w formacie JPK, m.in.:
- księgi rachunkowe – JPK_KR
- wyciąg bankowy – JPK_WB
- magazyn – JPK_MAG
- faktury VAT – JPK_FA
Kontrolujący mogą żądać udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków, a także dokumentowanego pobierania danych w postaci elektronicznej. Kontrolowany powinien dokładnie odnotowywać, jakie dokumenty zostały przekazane fiskusowi i w jakim terminie.
Raport EY: Odpowiedzialność osobista i korporacyjna za sprawy podatkowe
Zespół Tax Controversy
Co wyróżnia nasz zespół?
- Blisko 30 ekspertów z dziedziny prawa podatkowego.
- 16 profesjonalnych pełnomocników
- Razem 150 lat doświadczenia
- Liderzy zespołu: Agnieszka Tałasiewicz, Michał Goj, Bartosz Czerwiński – wielokrotnie nagradzani w kategorii sporów podatkowych, m.in. w rankingach „Rzeczpospolitej” i „Dziennika Gazety Prawnej”
- Wygrana sprawa zaowocowała wzrostem kursu akcji naszego klienta o dwucyfrową wartość w ciągu jednego dnia na brytyjskiej giełdzie (wzrost kapitalizacji o setki mln zł).
- Zwycięzca w kategorii Spory podatkowe „Dziennika Gazety Prawnej” w latach: 2016, 2017, 2018, 2019, 2021, 2023 i 2024
- Wyróżnienie w rankingu „Rzeczpospolitej” w kategorii Orzecznictwo sądowe, rankingi za lata: 2016, 2017, 2018, 2019 i 2022
- Renoma wiarygodnego partnera organów podatkowych
- Każdego roku odzyskujemy/bronimy dla naszych klientów setki milionów zł.
- Doświadczenie, które pozwala nam rzetelnie ocenić szanse na wygraną
- Podejmowanie działań na jak najwcześniejszym etapie sporu w celu uniknięcia ewentualnego starcia w sądzie
- Poszukiwanie kompromisów na podstawie przepisów
Zastrzeżenia:
- Niniejsza analiza została przeprowadzona automatycznie w oparciu o wprowadzone przez użytkownika dane.
Nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek błędy wynikające z wprowadzenia nieprawidłowych danych lub nieprawidłowego wypełnienia formularza. Nie podejmujemy się i nie ponosimy odpowiedzialności za weryfikację dokładności, wiarygodności i kompletności wprowadzonych danych do analizy. - Wyniki przeprowadzonej analizy należy traktować z odpowiednią ostrożnością i traktować je poglądowo.
- W szczególności, przedstawione wyniki i wskazania raportu nie są wiążące dla organów publicznych. Nie gwarantujemy i nie bierzemy odpowiedzialności za to, że zajmą one stanowisko tożsame z wyrażonym w niniejszej analizie.
- Niniejszy raport ma wyłącznie charakter poglądowy
- Zalecamy, by wszelkie kwestie, w tym wskazania niniejszego raportu były konsultowane z właściwym doradcą.